mardi 18 juin 2013

Se libérer de la bureaucratie

Russel Ackoff définit la bureaucratie comme  une organisation dont l'objectif principal est de garder les gens occupés à ne rien faire.   Le résultat est que des collaborateurs sans véritable travail imposent des exigences inutiles à ceux qui ont un réel travail à faire.  La bureaucratie trouve donc sa source dans la fixation de contraintes inutiles.  Généralement dans une organisation bureaucratique, le Senior Management fixe les règles que les employés suivent aveuglément et que les clients acceptent.  Il fixe ainsi bien souvent des contraintes inutiles en imposant de nouvelles restrictions qui n’ont pas de but ou qui sont préjudiciables à la réalisation du but de l’entreprise réduisant la capacité de l’organisation à répondre à la demande de ces clients. 

Comment se libérer de la bureaucratie ? Faut-il libérer le travail ?

Oui et non, certaines contraintes sont utiles lorsqu’elles donnent une orientation précise à l’effort créatif des collaborateurs.  La libération du travail sera par contre inutile lorsqu’elle offrira  une variété d’options qui génère trop de priorités, trop de produits/services qui font que l’organisation s’éloigne de son but principal dilluant sa force créatrice.  Opposée à la bureaucratie, cette libération inutile en aura les mêmes conséquences.

Nos organisations de services reposent essentiellement sur une base de collaborateurs « éduqués ».  L’hypothèse de ceux qui fixent les règles est que les « collaborateurs de base » sont susceptibles de faire plus d’erreurs que ceux qui sont à la tête de l’Organisation.  Pouvons-nous encore confirmer cette hypothèse ?  En acceptant que nos collaborateurs sont capables, que nos collaborateurs sont mieux informés que nous sur ce qui est important pour nos clients,…nous pouvons nous libérer de la bureaucratie.  S’en libérer passera donc par donner de la liberté à vos collaborateurs pour prendre des décisions indépendamment. 

Comment fixer ce degré de liberté ? Peut-être, tout simplement permettre au Senior management, celui qui fixe les règles, de vivre son  Organisation en tant que client et non en tant que patron.   

vendredi 7 juin 2013

Identifier vos collaborateurs constructifs et non raisonnables

Avant d’initier le changement dans une entreprise, un prérequis est de « sentir » le terrain en vue de sélectionner les collaborateurs qui vont vous accompagner dans ce changement.  Il est souvent préférable de ne pas débuter avec des collaborateurs sélectionnés par le Management.  Mais comment les sélectionner ?

- Il est nécessaire de travailler avec des collaborateurs qui font le travail et représentent toutes les étapes du flux étudié.
- Il est nécessaire de sélectionner des collaborateurs respectés par leurs collègues dans l’équipe et à l’extérieur de l’équipe et soucieux de la qualité du service au client 

Mais surtout, ils doivent être constructifs et non raisonnables.  Ils sont soucieux de changer le status quo.  Ils seront  capables de faire  le deuil du consensus. Ils seront donc capables de ne pas dire oui pour dire oui, de ne pas chercher pourquoi ne pas faire mais pourquoi faire.  Ils ne s’opposeront pas pour s’opposer, ne refuseront pas pour refuser…Il seront forces de questions, propositions et alternatives.

Par leurs qualités, ils seront naturellement capables de remettre en question les croyances de la hiérarchie, de nager à contre-courant chaque fois que les principes et croyances sont en contradiction avec ce qu’ils devraient être pour améliorer durablement le cadre de travail de leurs collègues et ainsi la performance de l’entreprise.  Bref il ne seront pas déraisonnables pour être déraisonnables, mais tout simplement déraisonnables pour être un acteur positif, autonome, créatif et cohérent  du changement dans leurs entreprises

Ces collaborateurs ne sont pas rares, toute entreprise en a.  Plus rare est d’initier le changement en invitant ces acteurs qui le faciliteront et le rendront durable.